Numérisation à la BnF : contrôle qualité
Auparavant, un contrôle systématique des documents était effectué avant mise en ligne, sans surveillance approfondie des méthodes de production.
Les volumes et les rythmes actuels ne permettent plus de maintenir ces méthodes. La BnF adopte donc progressivement un management de la qualitéinspiré des méthodes de l’industrie manufacturière.
Les Plans Assurance Qualité
Dans le contexte d’un programme de numérisation de masse nécessitant l’intervention d’un grand nombre de services internes et de prestataires extérieurs différents, la BnF a jugé utile et nécessaire de mettre en place un Plan Assurance Qualité (PAQ) pour la prestation externe, ainsi qu’un Plan Assurance Qualité pour son organisation interne.
Qualité externe
Le Plan Assurance Qualité (PAQ) pour la prestation externe s’inspire des normes qualité (ISO 9001) et définit des procédures de travail pour les services ou prestataires concernés, en conformité avec le pilotage du projet.
Le PAQ est un ensemble de documents rédigés par le prestataire en relation avec le commanditaire pendant la phase de lancement du marché. Il décrit l’ensemble des méthodes :
- de pilotage du marché ;
- de production ;
- de contrôle et de management de la qualité ;
- de suivi administratif et financier.
La partie «production» est déclinée en chartes et procédures. Chaque prestation de production (exemplarisation, numérisation, OCR, saisie des tables des matières, contrôle qualité des documents) fait l’objet d’une charte, qui décrit les attentes du commanditaire (la BnF) et les engagements du prestataire en termes de résultats. Les procédures de production décrivent la méthode permettant de respecter les engagements de la charte.
Les autres parties du PAQ se déclinent uniquement en procédures.
Qualité interne
Aux attentes fortes de la BnF en termes de qualité à l’égard du prestataire répond une démarche de qualité menée en interne, permettant à l’établissement de tenir ses engagements contractuels et d’assurer un suivi du projet.
Cette démarche de qualité interne s’est traduite par la rédaction d’un document dont la structure et les objectifs s’inspirent du PAQ pour la prestation externe.
Ce PAQ interne est également un outil facilitant l’accompagnement au changement généré par l’évolution des méthodes, des filières et des volumes.
Contrôle des documents
Jusqu’en 2008, la BnF contrôlait chaque document avant sa mise en ligne. Tout document rejeté (structure des livraisons, fichiers XML et/ou TIFF non-conformes, pages manquantes, sens de lecture non-conforme etc.) devait être relivré après correction par le prestataire.
Depuis 2008, la BnF procède à un contrôle de la structure du document lui permettant de s’assurer qu’il sera lisible sur Gallica, la bibliothèque numérique. Ce contrôle est automatique et fait par un logiciel spécifique. A la validation, les documents sont mis en ligne sur Gallica.
Un contrôle visuel par échantillon de la qualité des images, de l’indexation Dewey et de la cohérence du document numérique par rapport au document original, est alors assuré afin de suivre la qualité et d’orienter les audits. Les erreurs ou dérives sont signalées au prestataire pour un recalage et alimentent les problématiques abordées dans les audits.
Audits des sites de production et maîtrise des délais
Le marché prévoit des audits sur les sites de production. Ils consistent à s’assurer :
- que les procédures du PAQ sont bien respectées et permettent de respecter les engagements du prestataire en matière de qualité ;
- que les procédures prévues au PAQ sont nécessaires et/ou suffisantes.
- Les documents produits sont livrés ;
- Les documents sont soumis à un contrôle de structure à la BnF ;
- Ils sont admis ou rejetés ;
- Sur la base des documents admis, un échantillon est constitué : échantillon pour contrôle visuel BnF
- Les erreurs identifiées sur échantillons font l’objet d’une analyse et le cas échéant d’un rejet ;
- Elles sont notamment signalées au prestataire en Comité de projet et alimentent les questionnaires et problématiques abordés lors des audits ;
- Les conclusions des audits sont reportées dans un Plan d’action et de suivi dont la mise en œuvre doit permettre la résorption des erreurs identifiées ;
- L’avancement de ce plan est suivi par le Comité de projet.
Un audit consiste à vérifier selon une méthodologie précise et objective la conformité d’une prestation avec les objectifs fixés. Conçu comme un outil de progrès et de motivation, il est fondé sur une relation constructive entre le prestataire et le commanditaire.
Dans le cadre de son programme de numérisation, la BnF a mis au point des audits dits «processus» (Norme ISO 9000) destinés à contrôler le processus d’entrée et de sortie des documents envoyés pour la numérisation. Ils consistent à :
- s’assurer du bon fonctionnement du processus (appliquons-nous ce qui est prévu? Les objectifs visés sont-ils atteints ?) ;
- identifier des pistes d’amélioration (élaboration et suivi d’un plan d’action).
Maîtrise des délais
La maîtrise des délais de production est également un outil de maîtrise de la qualité.
En effet, une erreur détectée lors de la livraison d’un document risque également de se retrouver sur toute la production en cours.
La maîtrise des délais permet donc d’optimiser le temps qui s’écoule entre la détection d’une anomalie, sa correction et l’impact sur les documents livrés.
Le comité de projet, qui fait régulièrement le point sur la qualité de la production, permet aussi de signaler des anomalies et de suivre les mesures correctives mises en œuvre par le prestataire.
