Créer et mettre à jour sa notice « Fonds »

Demandez vos identifiant et mot de passe délivrés de façon individuelle à repertoireccfr@bnf.fr.

TapIR (Traitement Automatisé pour la Production d’Instruments de Recherche) est un outil de production et de publication qui permet la mise en ligne des inventaires d’archives et manuscrits sur le Catalogue général des Manuscrits (CGM) du CCFr, et aussi des notices descriptives du Répertoire de Fonds.

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TapIR présente votre dossier d’établissement représenté par 9 numéros (RCR, identification nationale) sur la partie gauche de la page d’accueil. Vos données ne pourront être modifiées que par : vous, les collègues de votre établissement, les administrateurs système du CCFr.

• En cliquant sur la petite flèche tout à gauche du n° RCR…

• … différents sous-dossiers apparaîtront à l’intérieur de votre dossier d’établissement: CGM, Palme concernant les manuscrits s’ils existent pour votre bibliothèque et par défaut Répertoire de Fonds qui regroupe toutes vos notices de fonds existantes.

Pour créer de nouvelles notices de fonds à l’intérieur de votre dossier d’établissement (ou sous-dossiers préexistants) affichés dans le plan de classement latéral :

• il suffit de cliquer droit sur le numéro RCR ou le sous-dossier choisi. La mention « Créer un IR » (instrument de recherche) apparaît en 4^e position.
   

• En sélectionnant la mention « Créer un IR », un modèle « Notice de fonds » est proposé sur la partie centrale juste au-dessus des modèles TapIR destinés au catalogage des manuscrits et archives dans le CGM.
   

• Si l’on clique sur le modèle «Notice de fonds», un bordereau complet apparaît avec différentes rubriques et champs à compléter.

Pour vous aider à remplir les champs proposés, un guide de saisie est disponible sur simple demande par mail aux administrateurs du CCFr (repertoireccfr@bnf.fr).

Certains champs sont obligatoires (présentation globale), beaucoup sont répétables, présentés sous forme de liste ou proposés en texte libre.

N’oubliez pas d’enregistrer très régulièrement vos données lors de la saisie.

Pour supprimer une notice intégrée au plan de classement (non publiée), il suffit de cliquer droit sur son intitulé à gauche une fois qu’elle est créée sous le dossier principal. La mention « Supprimer l’IR » apparaît en troisième position.

Déployez la notice (« Information sur l’IR ») en cliquant sur son intitulé sous le dossier principal à gauche puis sur « Voir l’IR ». Une interface d’informations apparait avec un plan de classement sur la gauche.

• Tout à fait à droite de l’écran, cliquez sur l’icône sous forme de crayon (édition simple).

• La page : « Modifier un composant » apparaît.

• Vous pouvez y effectuer les ajouts ou autres modifications.

Toujours enregistrer à la fin des opérations et après chaque modification penser à publier !

La création d’un sous-fonds est simple mais il faut impérativement partir du fonds existant dans Tapir en créant un composant-fils dans le plan de classement interne.

• Pour ceci, cliquer sur « modifier » en haut pour passer en mode édition puis cliquer droit seulement après sur l’intitulé du fonds pour « ajouter un composant fils » dans la fenêtre ouvrante proposée (première proposition de la liste).

• La page « Ajouter un composant » apparaît.

• Un nouveau bordereau est à remplir en sélectionnant un modèle de composant (similaire au précédent mais sans la partie identification avec nom de l’établissement). Tous les sous-fonds apparaîtront sous la notice générale à l’affichage.

Toujours enregistrer à la fin des opérations et après chaque modification penser à publier !

TapIR vous proposera ensuite de prévisualiser (bouton « Prévisualiser ») votre travail sur le CCFr…

… avant la publication finale (bouton « Publier ») dans le Répertoire de Fonds.

À noter !

Une fois publiée dans le Répertoire de Fonds, seule la modification d’une notice de fonds est possible.
Pour sa suppression, contacter par mail un administrateur du Répertoire de fonds (CCFr).