Conserver pour communiquer

Voir aussi : La conservation des documents électroniques

Les diverses causes de dégradations

Causes externes des dégradations

La poussière, la lumière, l’humidité, la température, les chocs, les sinistres, la pollution, les contaminations chimiques ou biologiques sont des causes externes de dégradation des documents. Les gestes de préservation sont :

• le dépoussiérage, qui est un acte fondamental car il prévient les contaminations biologiques et permet de surveiller l’apparition de taches ou de mouchetures qui peuvent être le signe de la présence de champignons¹ ;
• l’utilisation de conditionnements (boîtes en carton neutre, pochettes en papier neutre, boîtes en polypropylène… de format standard ou sur mesure) et le placement des documents en magasin préviennent des ravages de la lumière (causés à la fois par son intensité et par son spectre) ;
• la surveillance en magasin du taux d’humidité relative² ainsi que la surveillance des variations de température et le maintien à température constante ;
• la manipulation soigneuse des documents destinée à éviter le moindre choc ;
• la mise en place d’un plan d’urgence pour agir en cas de sinistre.

Causes internes

Les causes internes de dégradation d’un document sont liées au document lui-même : son procédé de fabrication et les matériaux qui le constituent.

Enjeux de la copie

Le document dématérialisé issu d’une copie est un document de substitution, qui permet de communiquer un contenu tout en préservant³ le document original. Proposé au sein d’une bibliothèque numérique, le document dématérialisé est diffusé  à distance et peut sensibiliser un nouveau public. Préserver, diffuser et valoriser sont les objectifs d’un projet de transfert.

Spécificités de la conservation et de la copie des documents audiovisuels

Les documents sonores, vidéo ou multimédias se caractérisent par leur grande diversité de formats et par l’obsolescence rapide de leurs appareils de lecture. Les industriels ont utilisé de façon massive les matières plastiques pour la fabrication de ces documents. Le plastique est un composant fragile qui se dégrade inéluctablement. C’est pour ces raisons, qu’à court ou à moyen terme, la conservation de leur contenu passe par un transfert sous forme dématérialisée et par l’archivage pérenne⁴.

Typologie des documents audiovisuels : les documents audiovisuels peuvent être des documents « mécaniques », « magnétiques » ou « optiques ».

Les supports mécaniques – exclusivement sonores – sont :

• les cylindres, en cire ou en celluloïd, très sensibles aux variations de température et aux chocs ;
• les disques à gravure directe – ou disques « Pyral » – constitués d’une laque cellulosique sur une base en métal, sont très instables et à numériser prioritairement ;
• les 78 tours⁵, dont les procédés de fabrication varient beaucoup d’une marque à l’autre, sont globalement stables mais peuvent se briser facilement ;
• les disques microsillons sont des documents stables mais sensibles à la chaleur et peuvent se rayer facilement.

Les supports magnétiques (vidéo et son⁶, en bobines ou en cassettes) sont :

• des bandes magnétiques en acétate, qui perdent leur souplesse et deviennent cassantes avec le temps (leur dégradation s’accompagne d’une odeur caractéristique, semblable au vinaigre) ;
• des bandes polyester, les plus répandues des bandes magnétiques, qui deviennent collantes et rompent à la lecture.

Les supports magnétiques s’effacent lorsqu’ils entrent en contact avec un champ magnétique, ils sont à numériser en priorité avant qu’ils ne soient illisibles.

Les supports optiques (son, vidéo ou multimédia) sont :

• les disques pressés (CD, DVD, CD-ROM, CD-I) peuvent devenir illisibles suite à des rayures et à la perte de leur vernis protecteur) ;
• les disques gravés (CD-R, DVD-R, CD-RW…) sont extrêmement sensibles à la lumière.

Pour sauvegarder les documents, le département Son, vidéo, multimédia réalise un « plan de sauvegarde ».
Parallèlement aux copies réalisées par des prestataires extérieures sélectionnés à l’aide de marchés publics, les agents du service de la conservation numérisent et restaurent des supports sonores et de vidéos, dans les studios de Bussy-Saint-Georges⁷.

Le service Conservation apporte son expertise aux collections son, vidéo, multimédia du département et aux collections spécialisées de la BnF pour la sauvegarde de leurs collections audiovisuelles.