Parmi ces institutions, certaines comptent plusieurs centaines de milliers de notices tandis que d’autres ne possèdent qu’une poignée d’ouvrages. Ceux-ci n’en sont pas moins intéressants pour la recherche et bénéficient ainsi d’une visibilité nationale. Cela concerne par exemple les fonds de la bibliothèque municipale de Oisemont, de la société des antiquaires de Picardie ou de la bibliothèque municipale de Saint-Quentin.
Si la Base patrimoine décrit majoritairement des livres, de nombreux autres types de documents sont également présents : plus de 660 000 notices décrivent des partitions, articles, images fixes, périodiques, manuscrits, cartes, etc.
Les près de 10 millions de livres présents dans la Base patrimoine ne sont pas tous anciens. Ils se partagent ainsi entre livres anciens (avant 1811), livres du 19e siècle (1811-1914) et livres modernes (à partir de 1914), avec une prédominance croissante des livres publiés après 1914.
De même, si une grande majorité des livres sont en français (75%), de nombreuses autres langues sont présentes dans la Base patrimoine : latin, anglais, allemand, italien, espagnol mais aussi basque, breton, suédois, japonais, tahitien et bien d’autres.
La Base patrimoine s’enrichit chaque année grâce au chargement de notices bibliographiques transmises par les bibliothèques partenaires. Les notices sont généralement chargées par fonds, ce qui permet ensuite de retrouver des documents appartenant à un même ensemble comme, par exemple, ceux du Collège des jésuites conservés à la Médiathèque Pierre Fanlac de Périgueux. Les notices ne sont par ailleurs pas dédoublonnées lors du chargement pour conserver les particularités de chaque exemplaire (appartenance à un fonds, reliure, provenance, notes manuscrites, lacunes, etc.).
La Base patrimoine bénéficie de 5 à 6 chargements par an, annoncés dans la Lettre d’information du CCFr et dans la rubrique Actualités du site du CCFr.
A noter, pour mettre à jour les notices, ce mode de fonctionnement impose de supprimer l’intégralité d’un fonds avant de recharger le contenu mis à jour, ce qui entraîne la perte des liens pérennes donnant un accès direct aux notices.
La Base patrimoine est interrogée depuis la recherche rapide, la recherche avancée et la recherche Imprimés et multimédia du CCFr.
Mais la Base patrimoine dispose aussi d’un formulaire de recherche dédié. Celui-ci propose de nombreux critères bibliographiques mais également géographiques, ce qui permet de restreindre ses recherches à une région, un département, une ville, une institution ou même un fonds.
Les listes de résultats disposent par ailleurs de facettes permettant d’affiner les résultats d’une recherche.
D’autres outils sont également à votre disposition pour interroger la Base patrimoine. Le requêteur, via une simple URL, offre un accès direct à une liste de résultats pré-définie ou à un formulaire pré-renseigné
Les widgets permettent par ailleurs d’insérer dans n’importe quelle page HTML un mini formulaire d’interrogation, entièrement personnalisable, tel que celui-ci.
Au début des années 1990, le ministère de la Culture avait lancé des campagnes d’informatisation des catalogues. 50 bibliothèques municipales et 27 bibliothèques universitaires en avaient bénéficié pour leurs fonds anciens (avant 1811), locaux ou spécialisés, sélectionnés pour leur richesse ou leur originalité.
Les fonds retenus avaient des provenances diverses: confiscations révolutionnaires des bibliothèques du clergé et de la noblesse; dons et legs; acquisitions en relation avec une personnalité ou l’histoire locale; dépôt légal d’imprimeurs en région. Les catalogues qui les décrivent avaient été rédigés sur des supports variés (registres, catalogues imprimés, fiches manuscrites ou dactylographiées) et suivant des règles plus ou moins précises, selon les époques.
Ce sont ainsi des millions de notices qui ont été informatisées – « rétroconverties ».
Depuis plusieurs années, la BnF, en concertation avec le ministère de la Culture, a relancé ce programme d’aide en faveur du patrimoine des bibliothèques dans le cadre de sa politique de coopération. Ses équipes apportent une aide aux bibliothèques qui souhaitent rétroconvertir les fonds qu’elles conservent (à l’exception des bibliothèques de la sphère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, soutenues par l’Agence bibliographique de l’Enseignement supérieur / ABES). Un accompagnement personnalisé est proposé à la demande aux établissements ayant un projet de rétroconversion.
Les notices informatisées issues de ces opérations conjointes continuent d’enrichir la Base patrimoine du CCFr. De même, celle-ci accueille les notices de collections patrimoniales d’institutions qui ont d’elles-mêmes procédé à ce type d’opération.
