La BnF renforce sa coopération avec EROMM

EROMM (European Register Of Microform and digital Masters) est un consortium de quatorze bibliothèques nationales de treize pays européens, créé en 1994 dans le but de promouvoir la sauvegarde des documents de tous types par transfert de support et de gérer un catalogue collectif accessible sur la toile de documents reproduits que ce soit sur microforme ou sous forme numérique. La BnF en est membre fondateur et siège au comité exécutif, représentée par Philippe Vallas. Le catalogue d’EROMM est hébergé et entièrement géré par la Niedersachsische Staats-und Universitätsbibliothek Göttingen (SUB).

Fournies par les établissements partenaires, les notices décrivent à la fois le document reproduit et son substitut de sauvegarde, sans restriction de droits d’auteur mais à condition que celui-ci ait été établi pour une conservation pérenne. L’objectif est de faciliter l’information mutuelle sur les programmes de sauvegarde ainsi que l’achat de microformes et de fichiers pour éviter de reproduire en double.

La 17^e réunion annuelle du comité exécutif d’EROMM s’est tenue à Copenhague le 11 juin 2010; elle a permis de faire le point sur la situation du consortium.
Une analyse détaillée a été conduite sur l’évolution quantitative de la base. La base est en croissance rapide (3,1 millions de notices), du fait surtout de la contribution exceptionnelle de la BnF en 2008 et 2009 (presque 320 000 notices, en raison de la reprise de l’alimentation après 6 ans d’arrêt). Avec un total supérieur à 3 millions de notices, EROMM est l’outil qui donne, à l’échelle mondiale, le meilleur aperçu global de la politique de reproduction/numérisation des bibliothèques, et la description la plus précise des substituts de conservation réalisés, argentiques ou numériques. Les liens ARK étant conservés, la base permet souvent un accès direct aux documents numérisés.

Elle comporte de plus en plus de notices de documents numérisés (290 000, soit une augmentation de 270% en deux ans); ils restent cependant encore très minoritaires par rapport aux microformes dans la base (moins de 10%). Aucune notice de manuscrit ne semble encore avoir été versée en application de la décision prise à la réunion précédente. Avec 139 000 notices versées en 2009, la BnF reste de loin le plus important contributeur européen à EROMM.
Depuis 2008 et l’ouverture de la base aux particuliers, on assiste à un développement notable, bien qu’encore insuffisant, de l’usage de la base EROMM. Mais le nombre des requêtes envoyées aux établissements membres via EROMM est resté faible (22 par mois en moyenne), en raison sans doute de la nécessité de s’enregistrer préalablement à la première requête. Aussi est-il prévu prochainement de rendre possible de remplir directement le formulaire avant de s’enregistrer lors de la première requête.

La nouveauté la plus importante pour EROMM en 2010 est la mise au point d’un moteur de recherche spécifique, en cours de développement à Göttingen, et dont le démonstrateur devrait être prêt avant la fin de cette année.
Ce moteur indexera naturellement le contenu d’EROMM, permettant des recherches aussi fines que dans les meilleurs catalogues - indexation plein texte notamment -, mais aussi, par lien, les notices des entrepôts OAI des bibliothèques partenaires, ainsi que les notices de documents reproduits présents sur les sites Internet des établissements du monde entier. Le moteur classera le résultat de ses recherches (page ranking), les notices tirées d’EROMM étant distinguées et affichées en premier. Dès que le démonstrateur fonctionnera il pourra être consulté sur le site d’EROMM.

Cette évolution a été dictée par plusieurs constatations : peu d’établissements cataloguent leurs substituts selon les formats détaillés requis par EROMM ; il est difficile d’élargir le cercle des établissements membres et contributeurs directs à cette base ; si les bibliothèques sont de plus en plus nombreuses à disposer d’un entrepôt OAI, la plupart de ceux-ci ne fonctionnement encore qu’avec des formats basiques de type Dublin Core, qui ne permettent pas de fournir des renseignements suffisamment détaillés sur les substituts. Grâce au moteur de recherche, un nombre beaucoup plus grand qu’auparavant de notices de substituts pérennes sera signalé.

A également été décidée la refonte des pages d’accueil du site, dont la conception ancienne apparaît maintenant très datée. Cette refonte ne remet pas en cause l’usage de la technologie Wiki, qui permet à chaque membre d’enrichir le site de ses contributions : rapport annuel, politique de reproduction et de conservation des substituts menée dans son établissement, etc.

Les participants ont décidé d’ouvrir la possibilité d’émettre gratuitement des requêtes via EROMM à tout utilisateur qui accepte de s’enregistrer, même dans un pays qui ne compte aucun établissement membre d’EROMM ; ceci bien sûr afin de faire croître le nombre encore faible des requêtes (cf. supra). Dans le même but, le formulaire de requête sera simplifié.

L’élection à l’unanimité d’Ivan Boserup (Bibliothèque royale du Danemark) comme président d’EROMM pour un nouveau mandat de 2 ans a été officialisée en réunion.

En résumé, l’implication de la BnF dans EROMM, peu coûteuse financièrement comme en temps reste à notre sens un moyen efficace de faire connaître et mettre en valeur auprès d’un public spécialisé - les collègues étrangers et des chercheurs - les programmes importants de sauvegarde et de valorisation que mène notre établissement depuis plusieurs décennies, notamment ceux de numérisation de masse actuellement en cours. C’est aussi une bonne occasion de se tenir au courant des activités des autres pays d’Europe dans ces mêmes domaines.